Todo mês, o PagSeguro emite milhares de Notas Fiscais Eletrônicas para seus clientes. Se você vende, com certeza já recebeu uma. Entenda todos os detalhes desta operação.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?

É como a Nota Fiscal emitida manualmente, porém esta é digital, emitida e armazenada eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Sua garantia jurídica é feita através de uma assinatura digital (garantia de autenticidade) e do recebimento do documento pelo Fisco.

Emissão das Notas Fiscais pelo PagSeguro:

A Nota Fiscal Eletrônica é emitida pelo PagSeguro a todos que tenham CPF ou CNPJ  e que utilizam as contas Vendedor ou Empresarial.
Ela tem validade em todos os Estados brasileiros (Ajuste SINIEF 07/05 – Desde outubro de 2005). Há mais informações sobre a legislação no Portal da NF-e. Quanto ao tempo de apuração, as notas fiscais eletrônicas emitidas pelo PagSeguro aos vendedores tem como período de apuração do primeiro ao último dia do mês.

Valores cobrados nas Notas Fiscais:

A Nota Fiscal Eletrônica tem seu valor calculado por meio das taxas do PagSeguro,  por transação paga durante o período apurado, inclusive as compras que foram devolvidas e/ou canceladas. O PagSeguro envia as notas em toda transação que ocorre o pagamento de taxas.
As exceções são as taxas de administração de risco (Boletos) e as taxas de financiamento (Cartão de Crédito), que são de responsabilidade das administradoras e dos bancos.

Envio das Notas Fiscais:

As Notas Fiscais são geradas e enviadas pelo sistema da Prefeitura de São Paulo de Notas Fiscais Eletrônicas obedecendo ao seguinte critério:

• Para vendedores já cadastrados no sistema de Nota Fiscal Eletrônica de São Paulo, O PagSeguro envia a nota diretamente ao seu e-mail base junto a prefeitura.

• Para vendedores não cadastrados no sistema de Nota Fiscal Eletrônica de São Paulo, a nota fiscal é enviada ao seu e-mail no PagSeguro(e-mail titular da conta), cabendo ao vendedor o envio da nota junto à prefeitura.

O envio acontece nos primeiros dias do mês seguinte à apuração. É importante frisar que o PagSeguro envia os lotes para a Prefeitura de São Paulo, que, por sua vez, se encarrega de repassar as informações aos clientes.

Se ficou alguma duvidas referente ao processo de NF no PagSeguro, coloque nos comentários deste post que iremos respondê-lo. =)

Equipe PagSeguro

De acordo com a própria SEFAZ em caso de sinistro ou perda do XML da nota, o máximo que o emissor poderá fazer é comunicar o extravio da mesma, uma vez que o SEFAZ não disponibiliza o armazenamento das notas, isso fica sob responsabilidade do contribuinte, como funcionava anteriormente com os modelos 1 e 1A. Lembrando que caso o empresário deixe de comunicar a SEFAZ sobre a nota perdida, posteriormente ele deverá se justificar acerca da falta da nota, o que resultará em multa correspondente.

O software emissor da SEFAZ disponibiliza a opção de backups, todavia, isso deve ser feito periodicamente e manualmente pelo usuário.

Evite problemas, conheça o NotaNet

Ao contrário do software da SEFAZ que deve obedecer a requisitos mínimos e deve ser instalado localmente na empresa, a plataforma do NotaNet funciona de forma online, podendo ser acessada de qualquer lugar com seu usuário e senha exclusivos disponibilizados pelo NotaNet. O NotaNet armazena em ambiente totalmente seguro todas as suas notas recebidas e enviadas, num período de 5 anos como exigido por lei fiscal, evitando assim, qualquer dor de cabeça iminente.

Soluções completas

Além dos backups totalmente eficazes, você contará com o gerenciamento, monitoramento, validação e um suporte técnico disponível por e-mail. Conheça nossos planos e caso apenas emita e receba até 10 notas mensais, o NotaNet disponibiliza um plano totalmente gratuito, com todos os benefícios do NotaNet para a sua empresa. Se possuir alguma dúvida, entre em contato conosco agora mesmo!

foto: Phillip Ingham, CC

Muito se fala sobre a economia proporcionada pela Nota Fiscal Eletrônica no dia-a-dia dos negócios, porém pouco se mostra sobre como efetuar as contas necessárias para você tangibilizar a economia da NF-e na sua empresa.

Hoje o NotaNet, produto pertencente ao UOL, uma das maiores empresas do Brasil em processamento de pagamentos na internet e soluções para emissão, controle e recebimento de notas fiscais eletrônicas, mostrará como, efetivamente, calcular todos os benefícios econômicos da NF-e para a sua empresa.

Não entraremos no mérito fiscal, uma vez que sabemos que em algumas empresas uma parcela dos produtos vendidos anteriormente à obrigatoriedade da NF-e não eram contabilizados, porém mostraremos através de uma equação simples como calcular o desconto para a sua empresa.

Uma simples equação

Para calcular o valor médio de economia mensal da sua empresa na utilização da NF-e, é importante obter alguns dados. Note que listaremos alguns dados de referência, para que você possa tomar como base para o seu dia-a-dia:

Calcule a média de gasto de energia da sua impressora. Neste exemplo, tomamos como base um modelo muito utilizado para a emissão de notas fiscais no modelo A1, a famosa Epson FX 2190.

• Consumo médio de energia mensal: 23w (calcule de acordo com o consumo médio de sua cidade): R$ 5,00;
• Valor para aquisição de uma impressora no modelo acima: Em torno de R$ 1.900,00;
• Valor de aquisição de uma nova fita de impressão (carga): R$ 40,00;
  • Custo médio da fita por nota fiscal impressa: R$ 0,05;
• O preço médio de um pacote de formulário contínuo com 3 vias é de R$ 109,00, tendo o custo médio por conjunto de 3 vias de: R$ 0,25;

Altere este último valor pelo cobrado pela gráfica na impressão de suas notas fiscias modelo 1 e 1-A e adicione o valor cobrado pelo seu contador para o pedido de novos documentos fiscais.

Nota: No caso da aquisição da impressora, leve como base um período de 12 meses para depreciação, uma vez que este é o período comumente coberto pela garantia de fábrica.

Simulação do cálculo – Nota comum

Simularemos o cálculo para uma empresa que emita uma média de 200 notas fiscais mensais. Para isto, divida o valor total de compra da impressora por 12 (o número de meses para depreciação) e, divida novamente pelo número de documentos fiscais mensais (neste caso, 200). Teremos: R$ 0,79 por nota emitida.

Divida também o valor mensal do consumo de energia pela quantidade de documentos emitidos mensalmente: R$ 0,03 por documento.

Seguindo nosso cálculo: (consumo de energia) + (valor impressora por nota fiscal) + (custo médio da fita por nota fiscal) + (custo médio por formulário contínuo) = Total por nota emitida

Sendo: R$ 0,03 + R$ 0,79 + R$ 0,05 + R$ 0,25 = R$ 1,12 por nota fiscal = R$ 224,00 mensais

Lembre-se que em muitos casos será necessário contratar um profissional para a fiscalização da impressão das notas fiscais, bem como acompanhamento de todo o procedimento.

Simulação do cálculo – NF-e utilizando-se do NotaNet

Agora, mostraremos os benefícios de se utilizar o NotaNet em seus negócios, principalmente em comparação ao uso de notas fiscais comuns nos modelos 1 e 1-A, não mais autorizados pela Secretaria da Fazenda para os grupos de empresas obrigadas a aderir ao SPED.

Por se tratar de um sistema online, há apenas a necessidade de impressão do DANFE, que é o Documento Auxiliar à Nota Fiscal Eletrônica. Este documento deve, obrigatoriamente, acompanhar a mercadoria que é enviada para o cliente final e é emitido em uma única via comum.

Como a sua empresa provavelmente já possua impressora com jato de tinta ou a laser, será possível utilizá-la para a impressão de seus DANFEs, uma vez que eles podem ser impressoras na maioria dos modelos disponíveis no mercado.

Haverá, neste cálculo, apenaso custo do NotaNet, que cobra uma taxa mensal específica para um determinado número de documentos fiscais emitidos. Neste caso, ficaria:

- Plano 150 (para emissão e recebimento de até 150 NF-es por mês): R$ 165,00

- Emissão de 50 NF-e adicionais ao plano: R$ 0,69 por NF-e = R$ 34,50

Valor total por NF-e: R$ 0,99 por nota fiscal = R$ 199,50 mensais.

Conclusão

É possível observar que, com a utilização da Nota Fiscal Eletrônica, além de um avanço significativo no conceito tecnológico da sua empresa, é possível também ter uma economia superior a 50% por nota fiscal emitida (quando levamos em considerações os custos trabalhistas de se manter funcionários para estas atividades), além de possibilitar um melhor controle fiscal de sua empresa.

Com o NotaNet você terá a disposição da sua empresa um painel de controle online, onde com total autonomia será possível efetuar a emissão, controle e recebimento de suas notas fiscais, de forma unificada, em um único local. Lembramos que é necessário manter uma cópia de sua NF-e por 5 (cinco) anos, mas não se preocupe, o NotaNet armazenará as suas notas fiscais em nosso DataCenter, com uma completa infraestrutura tecnológica e totalmente disponível para os seus negócios.

Não perca tempo e escolha o melhor: Contrate já o NotaNet.

O ano de 2010 foi um marco para a arrecadação de impostos no Brasil: R$ 1,27 trilhão. O valor representa um crescimento de 15,9% em relação ao ano de 2009 segundo IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário).

De acordo com o presidente do IBPT a carga tributária teve o acréscimo considerável graças a Nota Fiscal Eletrônica, que evitou várias fraudes e sonegações fiscais.

Para quem não conhece a metodologia da NF-e ela funciona da seguinte forma: O empresário emite o DANFE ao destinatário, que constará a chave de registro com o qual poderá adquirir a Nota Fiscal final. Nesse período, o empresário deverá enviar a nota assinada virtualmente com seu devido Certificado Digital, obedecendo às normas do Manual do Contribuinte da SEFAZ em sua versão mais recente. Logo, a SEFAZ validará a nota e a enviará de volta ao comerciante que por fim poderá disponibilizá-la virtualmente ao seu destinatário.

Todo esse processo evita fraudes, uma vez que, todos os empresários obrigados a emitir a NF-e deverão prestar contas de todas as notas emitidas, e caso não emita, preencha incorretamente ou omita as notas fiscais, isso acarretará em pesadas multas para o contribuinte que podem chegar a 100% do valor negociado.

Lembrando que, neste ano de 2011, o novo modelo 2.0 (que conta com várias correções, as quais aumentam a segurança das transações realizadas) será exigido completamente pela SEFAZ.

Como o NotaNet pode me ajudar?

O NotaNet conta com o completo armazenamento de suas notas emitidas e recebidas, backup, gerenciamento, monitoramento e suporte técnico especializado. Acesse e conheça o ambiente do NotaNet por meio de nosso simulador totalmente gratuito.

Além dos já conhecidos avanços tecnológicos ocasionados pela adoção nacional do novo sistema de nota fiscal eletrônica, como a aquisição de um certificado digital para a assinatura online dos documentos, há também outros avanços consideráveis que destacaremos neste artigo, demonstrando que o processo não se limita exetamente às ferramentas que compõem diretamente a sua utilização.

A mudança dos processos

Antigamente, o processo de preenchimento de uma nota fiscal se dava de forma manual ou por impressoras matriciais. Estas impressoras, de uma tecnologia antiga, faziam o preenchimento dos talonários fiscais de forma contínua e, estes por sua vez, eram distribuídos aos clientes com as mercadorias. Hoje, com a adoção do sistema de NF-e por milhares de empresas pelo país, o processo mudou e agora a emissão do documento fiscal se dá única e exclusivamente de forma virtual.

Entretanto, há ainda a necessidade de se enviar um documento junto à mercadoria para o consumidor, trata-se do DANFE (Documento de Apoio à Nota Fiscal Eletrônica). Para saber mais clique aqui. O DANFE deve ser emitido e impresso, devendo ser despachado junto à mercadoria. Trata-se de uma espécie de comprovante da emissão do documento fiscal virtual que pode ser impresso em qualquer tipo de impressora.

O que antes era manual passa a ser automático

Hoje, com a virtualização dos processos tributários, em especial a NF-e, ficou mais fácil para que muitas empresas adotem sistemas automatizados para a emissão e validação dos documentos fiscais. É possível, para muitos e-commerces, emitirem suas notas fiscais eletrônicas de acordo com o pedido feito através do carrinho de compras do site.

Há uma melhoria no processo como um todo e sua empresa já pode se aproveitar deste avanço tecnológico. Conheça o NotaNet, um produto do UOL, que faz a emissão, envio, recebimento, armazenamento e controle dos seus documentos fiscais. Tenha, em uma só ferramenta, as soluções para a emissão de suas Notas Fiscais Eletrônicas.

São vários os motivos pelos quais a sua empresa precisa de uma ferramenta confiável para a emissão de suas notas fiscais eletrônicas e o NotaNet, reuniu neste artigo os principais benefícios de se confiar em nossa solução para a emissão, envio, recebimento e armazenamento dos seus documentos fiscais online.

Confiabilidade de uma marca consolidada

A confiança é essencial para a escolha da empresa que ficará responsável pelos processos virtuais das notas fiscais da sua instituição e, por isso, o NotaNet pode se orgulhar de sua base: O UOL. O Universo Online S.A. é uma das maiores empresas de tecnologia e internet do Brasil, é o portal de língua portuguesa mais completo e visitado do mundo (segundo dados do Ibope Nielsen) e possui uma base de assinantes superior a 1 milhão e meio de pessoas. São números como estes que consolidam o UOL e, por consequência o NotaNet como importantes ferramentas para a concretização do processo de virtualização dos seus documentos fiscais.

Uma solução completa

No NotaNet a solução é pensada como um todo. De nada adianta apenas emitir e enviar as suas notas fiscais eletrônicas, afinal a Lei que a instituiu determina que sejam guardadas cópias virtuais por até 5 anos, a fim de que a transação feita anteriormente tenha plena validade. A ferramenta faz o armazenamento automático online dos documentos recebidos e você tem a garantia de que o serviço será mantido em servidores atualizados e constantemente monitorados, a fim de que nenhum impasse venha a tirar a tranquilidade dos seus negócios.

Em uma só ferramenta online, que dispensa instalações complicadas ou incompatibilidades com seu computador, é possível emitir, enviar para seus clientes, receber de fornecedores, armazenar, pesquisar e organizar as suas notas fiscais eletrônicas. O acesso é completo, afinal você tem total autonomia sobre o seu negócio.

A segurança e o sigilo são fundamentais

A discrição é imprescindível quando lidamos com informações confidenciais, como as suas notas fiscais eletrônicas. É por isso que todos os servidores que armazenam e processam as requisições de documentos fiscais têm medidas de segurança internacionais adotadas, como firewalls e proteções de rede, além de complexos sistemas de anti-vírus e proteção contra malwares, a fim de garantir que nenhuma informação restritra seja visualizada por terceiros.

Todo o processo de acesso às informações é assegurado com criptografia de dados, ou seja, todas as informações digitada são processadas única e exclusivamente por nossos servidores, que as recebem como forma de código e, de forma individual, as transforma novamente em informações antes de processá-las.

Confie no NotaNet

São dezenas de motivos que poderão elucidar as suas dúvidas e mostrar que, realmente, o NotaNet tem uma solução única e completa para a sua empresa. Confira os planos, conheça a solução e torne-se um cliente satisfeito NotaNet.

Muitas dúvidas sobre a emissão e recepção do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) têm surgido, afinal por mais que não seja um documento substitutivo às notas fiscais, é um documento de apoio que obrigatoriamente deve ser enviado junto às mercadorias e entrega aos clientes. A mais comum delas, que será abordada por este artigo, trata sobre a responsabilidade que o consumidor assume ao receber uma mercadoria em que o DANFE fora emitido antes da validação da NF-e pela SEFAZ e, com isso, torna-o inválido, bem como a transação comercial efetuada.

A versão 2.0 da NF-e trouxe diversas melhorias no que concerne à tributação e validação dos documentos fiscais, porém também propiciou uma liberalidade jurídica com relação à responsabilidade pela recepção dos DANFEs que ainda não tenham sido validados pela Secretaria da Fazenda.

Pela legislação atual, é possível emitir o DANFE e enviar a mercadoria à transportadora e em decorrência disso, ao cliente, sem que a NF-e esteja devidamente validada pela SEFAZ. A responsabilidade, neste caso, inicia-se pela transportadora, que tem obrigação de, com o código referente à NF-e disponível no DANFE, analisar no portal da Secretaria da Fazenda a validade daquele documento. A transportadora, ao não fazê-lo, segundo interpretação da nova regulamentação, também poderá estar sendo conivente com a irregularidade.

Ao receber uma mercadoria, o cliente deve, em primeiro lugar, acessar o portal da Secretaria da Fazenda para averiguar a validade da NF-e referente ao DANFE recebido junto à mercadoria, pois pode até mesmo ser taxado como cúmplice no processo de irregularidade fiscal caso algum problema grave seja encontrado com relação à emissão das Notas Fiscais Eletrônicas por parte da empresa emitente.

Por isso, até uma nova validação jurídica e atualização da Lei que corresponde à versão 2.0 da NF-e, é necessário que o consumidor redobre sua atenção com relação à validade dos documentos e mercadorias recebidas. Os clientes que, por sua vez, não possuam acesso à internet, têm em seus Estados e em muitos Municípios do país, locais de acesso público, como o Acessa São Paulo da capital paulista. Fique atento(a) à validação de sua NF-e, pois caso contrário, o seu cliente também estará fiscalizando.

Com informações de: Roberto Dias Duarte – Portal SEGS.

São muitas as dúvidas que surgem entre os emitentes de Nota Fiscal Eletrônica quanto ao uso da carta de correção. Como este evento ainda não foi disponibilizado de forma eletrônica, há uma necessidade de soluções para resolver este problema com a situação atual, para que os estabelecimentos possam trabalhar de forma a manter a fidedignidade da informação, mesmo que emitindo eletronicamente o documento fiscal.

Como não existe ainda a disponibilidade do evento carta de correção eletrônica, a carta de correção em papel regulariza a situação para a correção do registro que tenha sido registrado com erro, desde de que seja permitido, conforme disposto no Ajuste SINIEF 01/07.

Havendo algum erro no CNPJ do estabelecimento, desde de que os demais registros do estabelecimento estejam corretos, a carta de correção poderá ser emitida para corrigir esse erro. Evidente que esta correção não estará disponível no sistema eletrônico, mas tanto o emitente quanto o destinatário deverão anexar ao DANFE a carta de correção emitida em papel para que possa comprovar que a correção do documento fiscal realizado pelo emitente foi elaborada conforme determina a legislação.

Portanto, se for feita uma análise no AJUSTE SINIEF 01/07, poderá ser observado que esse ajuste define muito bem quais são as situações em que não pode ser emitida a carta de correção. Se a situação que se pretende corrigir o erro não estiver enquadrada nas proibições do AJUSTE SINIEF 01/07, o estabelecimento poderá proceder ao uso desse recurso.

Assim que o evento carta de correção eletrônica for disponibilizado, nada mudará quanto ao seu uso, ou seja, em regra continuará sendo aplicado o mesmo modelo da legislação em vigor. A diferença consistirá apenas na disponibilidade da informação de forma eletrônica, que proporcionará maior transparência ao processo.

Atualmente muitas empresas estão sendo obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e em todo Brasil milhares de estabelecimentos estarão obrigados até o fim de 2010. Uma das dúvidas mais comuns entre esses estabelecimentos é definir qual solução será utilizada para emissão da NF-e. Existem diversas soluções disponíveis no mercado, entretanto umas distinguem-se das outras, de acordo com a proposta que se pretende adotar como forma de simplificar a emissão da NF-e.

A solução para a emissão da NF-e disponível pelo Fisco de SP tem algumas limitações, uma vez que foi desenvolvida para empresas que emitem poucas NF-e ao dia. À medida que o volume de NF-e gerados pelo aplicativo emissor de SP aumenta, provoca lentidão no processamento de emissão de novas NF-e, sendo necessário fazer backup periódico, e ter que retirar essas NF-e do sistema para que se possa trabalhar melhor, como pode ser observado, não é o ideal trabalhar dessa forma.

O sistema tem que administrar o crescimento desse volume de dados e também permitir gerenciar o backup de forma que se possa garantir ao cliente a automatização desse processo, sem que esse crescimento interfira na velocidade do processamento da transação responsável pela emissão do documento eletrônico.

Existem soluções que aproveitam o próprio sistema emissor do contribuinte, mas exigem um trabalho de parametrização, o que muitas vezes exige muito tempo até que se consiga sincronizar todos os elementos do sistema de emissão de nota em papel com o novo formato XML da NF-e. Existem outras aplicações que facilitam o processo de emissão e disponibilizam o uso da ferramenta pela Internet, permitindo ao cliente a atualização da aplicação pela internet.

As soluções tecnológicas disponíveis facilitam o processo de fornecimento de solução que pode ser acessado e instalado pela Internet, inclusive com a prestação do serviço de suporte. Nessa direção segue o NotaNet que mantém um padrão de atendimento, de forma que garanta a seus usuários a tranquilidade para cumprir todas as obrigações acessórias exigidas pelo Fisco.

O NotaNet também possui ambiente de simulação para possibilitar o usuário conhecer todos os recursos antes da contratação.

Como podemos observar, o processo de emissão de documento fiscal passa por um processo de reformulação em sua sistemática. Isto porque, com o início da obrigatoriedade da NF-e, as empresas passam a ter que cumprir a obrigação prevista na legislação. Com o processo de emissão antigo, ou seja, utilizando a nota fiscal modelo 1 ou 1A bastava solicitar uma AIDF, confeccionar as Notas Fiscais junto a uma gráfica, autenticá-las na repartição fiscal e estava tudo resolvido, ressaltando que este processo poderia levar até mais de uma semana, em razão das fases que eram obrigatórias para a confecção do documento fiscal. Ainda no processo de uso desses documentos, quando o cliente desistia do negócio, e as notas fiscais já haviam sido emitidas, bastava apenas juntar todas as vias dessas notas fiscais e guardá-las pelo prazo decadencial, e estava tudo resolvido no cumprimento da obrigação prevista na legislação para esta situação.

Com a Nota Fiscal Eletrônica, simplificou-se o processo de emissão do documento fiscal, eliminando todas as etapas citadas quanto ao uso da nota fiscal modelo 1 ou 1ª. Em contrapartida, surge um novo paradigma de emissão do documento eletrônico, em virtude dos novos processos implantados, obrigando os profissionais envolvidos a se adaptarem às mudanças que surgem. As novas regras impostas inseriram limites quanto aos prazos previstos em determinados eventos. Por exemplo, se o prazo para o cancelamento da NF-e expirar, a empresa ficará impedida de realizar a operação pelos trâmites normais do sistema. Entretanto, poderá ingressar com um processo junto à repartição fiscal, para fazer prova de que realmente a operação não ocorreu, e aguardar o trâmite e a conclusão deste processo. Se o processo for deferido, será concedido um novo prazo para que a empresa possa realizar o cancelamento da NF-e.

No modelo atual, a NF-e passa a ser autorizada no momento do retorno da mensagem da solicitação de autorização de uso, no próprio sistema de emissão da NF-e do emitente, desde que a mensagem retorne como autorizada. Haverá uma autorização expressa de uso, que será identificada pela chave de acesso, mediante consulta ao portal da NF-e para quem desejar confirmar a operação. Os profissionais envolvidos no processo de emissão da NF-e precisam estar adaptados às novas regras aplicadas a esse modelo, em razão das mudanças que surgiram. Por essa razão, recomenda-se treinar esses profissionais com quem possua prática e experiência em processos com operações fiscais envolvendo a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Não resta dúvida que são grandes os novos desafios e as empresas precisam estar preparadas para investir em treinamento e em ferramentas que solucionem o seu sistema de emissão. Quanto ao treinamento, é preciso ter cuidado, pois algumas empresas acham que estão preparadas ao receber o treinamento apenas para o uso da ferramenta para a emissão do documento fiscal. O conhecimento das operações fiscais precisa estar bem consolidado pelos profissionais que irão operar o sistema, para evitar erros na emissão do documento, que podem levar a empresa a ser autuada. Por isso, sugerimos procurar apoio especializado com profissionais que detém o conhecimento técnico sobre o assunto, evitando assim problemas junto à fiscalização com o uso inadequado do sistema.