Como podemos observar, o processo de emissão de documento fiscal passa por um processo de reformulação em sua sistemática. Isto porque, com o início da obrigatoriedade da NF-e, as empresas passam a ter que cumprir a obrigação prevista na legislação. Com o processo de emissão antigo, ou seja, utilizando a nota fiscal modelo 1 ou 1A bastava solicitar uma AIDF, confeccionar as Notas Fiscais junto a uma gráfica, autenticá-las na repartição fiscal e estava tudo resolvido, ressaltando que este processo poderia levar até mais de uma semana, em razão das fases que eram obrigatórias para a confecção do documento fiscal. Ainda no processo de uso desses documentos, quando o cliente desistia do negócio, e as notas fiscais já haviam sido emitidas, bastava apenas juntar todas as vias dessas notas fiscais e guardá-las pelo prazo decadencial, e estava tudo resolvido no cumprimento da obrigação prevista na legislação para esta situação.

Com a Nota Fiscal Eletrônica, simplificou-se o processo de emissão do documento fiscal, eliminando todas as etapas citadas quanto ao uso da nota fiscal modelo 1 ou 1ª. Em contrapartida, surge um novo paradigma de emissão do documento eletrônico, em virtude dos novos processos implantados, obrigando os profissionais envolvidos a se adaptarem às mudanças que surgem. As novas regras impostas inseriram limites quanto aos prazos previstos em determinados eventos. Por exemplo, se o prazo para o cancelamento da NF-e expirar, a empresa ficará impedida de realizar a operação pelos trâmites normais do sistema. Entretanto, poderá ingressar com um processo junto à repartição fiscal, para fazer prova de que realmente a operação não ocorreu, e aguardar o trâmite e a conclusão deste processo. Se o processo for deferido, será concedido um novo prazo para que a empresa possa realizar o cancelamento da NF-e.

No modelo atual, a NF-e passa a ser autorizada no momento do retorno da mensagem da solicitação de autorização de uso, no próprio sistema de emissão da NF-e do emitente, desde que a mensagem retorne como autorizada. Haverá uma autorização expressa de uso, que será identificada pela chave de acesso, mediante consulta ao portal da NF-e para quem desejar confirmar a operação. Os profissionais envolvidos no processo de emissão da NF-e precisam estar adaptados às novas regras aplicadas a esse modelo, em razão das mudanças que surgiram. Por essa razão, recomenda-se treinar esses profissionais com quem possua prática e experiência em processos com operações fiscais envolvendo a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Não resta dúvida que são grandes os novos desafios e as empresas precisam estar preparadas para investir em treinamento e em ferramentas que solucionem o seu sistema de emissão. Quanto ao treinamento, é preciso ter cuidado, pois algumas empresas acham que estão preparadas ao receber o treinamento apenas para o uso da ferramenta para a emissão do documento fiscal. O conhecimento das operações fiscais precisa estar bem consolidado pelos profissionais que irão operar o sistema, para evitar erros na emissão do documento, que podem levar a empresa a ser autuada. Por isso, sugerimos procurar apoio especializado com profissionais que detém o conhecimento técnico sobre o assunto, evitando assim problemas junto à fiscalização com o uso inadequado do sistema.

Foi publicado no Diário Oficial da União dia 13 de julho de 2010, o Ajuste SINIEF 08, de 09 de julho de 2010, que estabeleceu uma série de alterações na redação do texto de algumas Cláusulas do Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o DANFE. Entre essas alterações, vamos dar destaque e comentar sobre a Cláusula décima:

“IV – o “caput” da cláusula décima:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.”

A alteração do texto desta cláusula, tornou-a mais clara, tendo sido acrescentado que a guarda dos documentos fiscais poderão ser realizadas fora das dependências da empresa. Com esta alteração na legislação, a empresa que desejar utilizar os serviços de armazenamento de documentos eletrônicos, encontrará uma ótima oportunidade com o Notanet, por ser um produto que já oferece esse serviço há algum tempo, e já conta com uma lista de clientes de alto nível que estão muito satisfeitos com os serviços que lhes são prestados.

As empresas precisam se preparar para organizar o armazenamento de todas as suas informações fiscais que são exigidas pela legislação, pois a obrigatoriedade imposta sobre a guarda desses documentos fiscais eletrônicos emitidos, necessita ficar à disposição da fiscalização pelo prazo decadencial.

A responsabilidade pelo armazenamento de informações fiscais requer sigilo absoluto, e a empresa precisa confiar esse serviço a quem tem experiência, e uma boa equipe de técnicos especializados prontos para prestar o suporte necessário. É preciso considerar, que não se deve confiar os dados de uma organização a quem não possui experiência, e nem tão pouco uma estrutura capaz de suportar um grande volume de informações.

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Ao contratar um serviço de armazenamento ou emissão de nota fiscal eletrônica, priorize a garantia da guarda de suas informações a uma empresa que possua uma excelente estrutura e que possa lhe fornecer segurança e propiciar tranqüilidade na administração de seu negócio. Neste caso, garantimos à sua empresa que o compromisso e objetivo do Notanet será fornecer soluções que atendam às necessidades de sua organização. Confira a lista de nossos clientes, e saiba por que, cada vez mais empresas escolhem o Notanet como a parceria adequada à realização de bons negócios.

Com a publicação do Ato Cotepe ICMS 13/2010, no Diário Oficial da União (DOU), em 26 de junho de 2010, o prazo para cancelamento de NF-e, atualmente de 168 horas (uma semana), contado a partir da data e hora da autorização, passará a ser de 24 horas a partir de 01 de janeiro de 2011. Com essa mudança, as empresas precisarão adequar seu processo de emissão da nota eletrônica, pois um dos principais motivos de cancelamento surge em decorrência do erro na anotação do pedido e pela sua falta de confirmação antes da efetivação do processo de emissão do documento fiscal eletrônico.

O Ato Cotepe ICMS 12/2010, publicado no DOU em 22 de junho de 2010, posterga o prazo para o uso das disposições técnicas estabelecidas na versão 3.0 do manual de integração da nota fiscal eletrônica de 30 de setembro para 31 de dezembro de 2010. Entretanto, vale ressaltar que a partir de 01 de janeiro de 2011 só poderão ser transmitidas NF-e na versão 2.0, compatível com a versão 4.01 do manual de integração. Recomenda-se providenciar o quanto antes a alteração do aplicativo emissor desenvolvido por terceiros para implementação das novas especificações técnicas. As empresas precisam estar atentas a estas obrigações que, se não atendidas, poderão deixar a empresa impossibilitada de realizar seu faturamento, pois o sistema autorizador rejeitará os XMLs (eXtensible Markup Language) que não forem atualizados. Por isso é importante escolher uma solução que possa garantir a seus clientes a implementação automática para atualização deste processo.

O NotaNet garante essa atualização automática, permitindo que a empresa fique focada apenas em seus negócios. Essa é uma das vantagens para a empresa que procura aliar ao seu ramo de negócio soluções que garantem o efetivo uso da aplicação, sem a necessidade de pagar mais por atualizações, visto que o serviço estará sempre sendo atualizado conforme as especificações técnicas definidas pela legislação.

O ano de 2010 será marcado pela massificação do uso da Nota Fiscal Eletrônica(NF-e) no Brasil, em substituição a nota fiscal modelo 1 ou 1A. Alguns estabelecimentos que estão obrigados ao uso do Emissor de Cupom Fiscal (ECF) estarão obrigados à emissão da NF-e até o fim desse ano, se realizarem operações com vendas de mercadorias a órgãos públicos ou realizarem operações interestaduais. O ECF é utilizado para registrar as vendas no varejo e tem seu uso disciplinado em legislação própria.

Há casos em que o contribuinte realiza vendas no varejo, através do ECF e também está obrigado, em determinadas operações fiscais, a emitir NF-e. Nesta situação, quando o estabelecimento realizar uma venda através do cupom fiscal a determinado cliente e este exigir nota fiscal diferente do documento recebido, o contribuinte poderá emitir NF-e para atender a solicitação de seu cliente. Neste caso, a venda registrada pelo cupom fiscal continuará válida, porém, na emissão da NF-e, não deverá ser realizado o destaque do ICMS, que deverá ser informado no campo informações complementares da seguinte forma: o imposto foi destacado no cupom fiscal nº x.

Após a autorização de uso da NF-e transmitida, o contribuinte imprimirá o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE) e providenciará a entrega ao cliente, que poderá consultar a validade desse documento, através da chave de acesso. A consulta completa aos dados do arquivo da NF-e ficará disponível no Portal da SEFAZ autorizadora ou no Portal do ambiente nacional, por um prazo de 180 dias, a partir da data da autorização, enquanto que a consulta resumida permanecerá pelo prazo decadencial.

Lembre: a NF-e não substitui o cupom fiscal, mas em algumas situações em que o cliente desejar receber esse documento fiscal numa operação de venda a varejo, amparada legalmente pelo cupom fiscal, o contribuinte poderá emitir a NF-e, desde que prevaleça o cupom fiscal com registro do ICMS destacado e neste outro documento conste tal observação. Todavia, numa situação de impedimento do uso do ECF por conta de um problema técnico, será permitida a emissão de documento fiscal, de forma manual, no caso do modelo 2 série D, ou eletrônica, no caso do modelo 55, referente à NF-e. O impedimento de uso do ECF, em decorrência de problemas técnicos, deverá ser registrado no livro de Registro de Utilização de Documento Fiscal e Termo de ocorrência (RUDFTO) e assim que os problemas forem solucionados, a emissão do documento fiscal através dessa modalidade deverá ser retomada.

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A partir do dia 1º de julho, novas empresas estarão obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica(NF-e), conforme definido no Protocolo ICMS 42/09. Os Estados selecionam seus contribuintes, através do código da Classificação Nacional da Atividade Econômica (CNAE Fiscal), mediante norma jurídica publicada.

Compete ao responsável pela área fiscal da empresa, acompanhar a publicação da legislação inerente aos contribuintes obrigados. Constatando-se a obrigatoriedade, deverá providenciar: a aquisição de certificado digital, adquirir sistema de emissão da NF-e e verificar junto à repartição fiscal como proceder ao credenciamento, tanto no ambiente de homologação, quanto no de produção.

Um dos grandes problemas, para a maioria das empresas, é descobrir que se encontra obrigada à emissão da NF-e, faltando pouco tempo para o início da obrigatoriedade. Neste caso, uma das soluções que podem resolver o problema, é optar por emitir NF-e através da internet por um sistema online de emissão, que ofereça também o serviço de armazenamento das informações que serão processadas e que deverão ser guardadas pelo prazo decadencial. Empresas que não adotarem essas medidas, poderão ter problemas como a perda de registros, o que poderá trazer transtornos junto à fiscalização.

Está com este problema? O NOTANET oferece o serviço de emissão de NF-e online, bem como o serviço de armazenamento de arquivos, para de facilitar o cumprimento das obrigações acessórias previstas na legislação, permitindo que as empresas possam emitir documentos fiscais, sem ter que desembolsar grandes quantias para implementação da solução.

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Atualmente o mercado já conta com cerca de 100.000 empresas emissoras de NF-e de ICMS (modelo 55). Para 2.010, em função da convocação estabelecida pelo Protocolo ICMS 42 de Julho de 2.009, estima-se algo em torno de 500.000 a 600.000 novas empresas obrigadas a emitir a NF-e, de acordo com os CNAE’s (Classificação Nacional de Atividade Econômica) listados e respectivas datas de início de emissão.

Portanto, é cada vez maior o número de empresas que apesar de ainda não serem obrigadas a emitir a NF-e, estão tendo de lidar com a NF-e de entrada emitida pelos seus fornecedores, com implicações relativamente complexas aos seus processos de recebimento de mercadorias, gestão de estoques, controles, processos fiscais e contábeis, etc.

“Passamos a atender um número considerável de clientes, com necessidades específicas para a NF-e de entrada. Boa parte destas empresas demonstrou desconhecer os procedimentos para processamento destes documentos eletrônicos, bem como todas as etapas relacionadas ao recebimento de XML’s e DANFe’s, tanto em relação aos aspectos operacionais e de tecnologia para receber e processar as NF-e’s de entrada, quanto em relação às questões fiscais e contábeis envolvidas”, diz Guilherme Holland, diretor de NF-e e SPED da BoldCron. “Não basta receber e arquivar os XML’s de fornecedores, assim como a DANFe, pois existem questões relativas à fraudes fiscais que podem implicar os destinatários das NF-e’s, sem que estes tenham o devido conhecimento ou estejam preparados para evitar tais situações. Uma solução completa de NF-e deve incluir rotinas anti-fraudes em seu escopo funcional”, acrescenta Holland.

Além disto, existe a possibilidade de integração aos processos de compras e controles de estoque, bem como planejamento de produção, das empresas compradoras. O XML contém todas as informações sobre o fornecimento, que podem e devem ser utilizadas de forma automática nos processos dos ERP’s e MRP’s das empresas, como forma de se obter ganhos ainda maiores com a adoção da NF-e por parte do setor privado. “Este é o maior benefício para as empresas na implantação da NF-e, muito além da eliminação de papel. O setor privado deveria assumir a NF-e como uma ferramenta de gestão, muito mais do que uma simples obrigação tributária e fiscal”, alega Holland.

Para saber mais acesse: www.notanet.com.br

A segunda geração da NF-e entra em vigor no próximo dia 1º de abril, de acordo com regras estabelecidas pelo Manual de Integração Versão 4.01. Esse tem sido um dos temas mais relevantes no cenário empresarial para 2010.

Essa mudança é o resultado de mais de cinco anos de trabalho das autoridades fiscais e de contribuintes. A partir desta experiência foi possível estabelecer um novo patamar de segurança e confiabilidade ao processo de validação e aprovação de Notas Fiscais Eletrônicas. O objetivo é detectar fraudes com mais velocidade e eficiência e identificar subterfúgios como cancelamentos indevidos, contrabando, falsificações, roubo e desvio de mercadorias, “meia nota”, “nota calçada”, “vai-e-volta”, “recursos não contabilizados”, entre.

Há muitos avanços como, por exemplo, a inclusão de novos campos, incorporação de mais regras de validação e controles para o fisco – sobretudo com relação aos impostos do Simples Nacional – e também relativos à integração da cadeia logística. O Manual de Integração versão 3.0, que define a versão 1.10 da NF-e, continuará em vigor até Setembro de 2010, 6 meses após a implantação da nova versão 4.01.

Há mais informações no site Notanet.

Quando uma nota submetida à Secretaria da Fazenda não é aprovada, ela pode ser classificada como rejeitada ou denegada. Entenda a diferença entre elas:

Uma Nota é Rejeitada quando contém erros nas informações de faturamento, quando a empresa não está cadastrada como emissora de NF-e ou quando a sua assinatura digital está corrompida. Inconsistências no cadastro de clientes das empresas emissoras são as principais causas de rejeições de NF-e. Esta nota poderá ser corrigida e submetida novamente à SEFAZ, utilizando-se a mesma numeração ou com uma nova numeração, já que uma nota rejeitada não é registrada na base de NF-e’s da Secretaria da Fazenda.

A reapresentação de uma nota já submetida e autorizada anteriormente, também irá resultar em rejeição, neste caso por duplicidadade de NF-e.

A denegação de uma NF-e ocorre quando o emissor, e em alguns casos o destinatário também, apresentam pendências fiscais perante a Secretaria da Fazenda do seu estado, geralmente por não cumprimento nas entregas de obrigações acessórias previstas na legislação. Neste caso a empresa estará impedida de faturar até que ela regularize sua situação fiscal. Diferente da situação de rejeição, NF-e’s denegadas são registradas na base da SEFAZ, impedindo a reutilização daquela numeração de NF-e posteriormente.

Fique atento ao preenchimento da nota e aos dados cadastrais da sua empresa para que não haja problemas na emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

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