foto: Phillip Ingham, CC

Muito se fala sobre a economia proporcionada pela Nota Fiscal Eletrônica no dia-a-dia dos negócios, porém pouco se mostra sobre como efetuar as contas necessárias para você tangibilizar a economia da NF-e na sua empresa.

Hoje o NotaNet, produto pertencente ao UOL, uma das maiores empresas do Brasil em processamento de pagamentos na internet e soluções para emissão, controle e recebimento de notas fiscais eletrônicas, mostrará como, efetivamente, calcular todos os benefícios econômicos da NF-e para a sua empresa.

Não entraremos no mérito fiscal, uma vez que sabemos que em algumas empresas uma parcela dos produtos vendidos anteriormente à obrigatoriedade da NF-e não eram contabilizados, porém mostraremos através de uma equação simples como calcular o desconto para a sua empresa.

Uma simples equação

Para calcular o valor médio de economia mensal da sua empresa na utilização da NF-e, é importante obter alguns dados. Note que listaremos alguns dados de referência, para que você possa tomar como base para o seu dia-a-dia:

Calcule a média de gasto de energia da sua impressora. Neste exemplo, tomamos como base um modelo muito utilizado para a emissão de notas fiscais no modelo A1, a famosa Epson FX 2190.

• Consumo médio de energia mensal: 23w (calcule de acordo com o consumo médio de sua cidade): R$ 5,00;
• Valor para aquisição de uma impressora no modelo acima: Em torno de R$ 1.900,00;
• Valor de aquisição de uma nova fita de impressão (carga): R$ 40,00;
  • Custo médio da fita por nota fiscal impressa: R$ 0,05;
• O preço médio de um pacote de formulário contínuo com 3 vias é de R$ 109,00, tendo o custo médio por conjunto de 3 vias de: R$ 0,25;

Altere este último valor pelo cobrado pela gráfica na impressão de suas notas fiscias modelo 1 e 1-A e adicione o valor cobrado pelo seu contador para o pedido de novos documentos fiscais.

Nota: No caso da aquisição da impressora, leve como base um período de 12 meses para depreciação, uma vez que este é o período comumente coberto pela garantia de fábrica.

Simulação do cálculo – Nota comum

Simularemos o cálculo para uma empresa que emita uma média de 200 notas fiscais mensais. Para isto, divida o valor total de compra da impressora por 12 (o número de meses para depreciação) e, divida novamente pelo número de documentos fiscais mensais (neste caso, 200). Teremos: R$ 0,79 por nota emitida.

Divida também o valor mensal do consumo de energia pela quantidade de documentos emitidos mensalmente: R$ 0,03 por documento.

Seguindo nosso cálculo: (consumo de energia) + (valor impressora por nota fiscal) + (custo médio da fita por nota fiscal) + (custo médio por formulário contínuo) = Total por nota emitida

Sendo: R$ 0,03 + R$ 0,79 + R$ 0,05 + R$ 0,25 = R$ 1,12 por nota fiscal = R$ 224,00 mensais

Lembre-se que em muitos casos será necessário contratar um profissional para a fiscalização da impressão das notas fiscais, bem como acompanhamento de todo o procedimento.

Simulação do cálculo – NF-e utilizando-se do NotaNet

Agora, mostraremos os benefícios de se utilizar o NotaNet em seus negócios, principalmente em comparação ao uso de notas fiscais comuns nos modelos 1 e 1-A, não mais autorizados pela Secretaria da Fazenda para os grupos de empresas obrigadas a aderir ao SPED.

Por se tratar de um sistema online, há apenas a necessidade de impressão do DANFE, que é o Documento Auxiliar à Nota Fiscal Eletrônica. Este documento deve, obrigatoriamente, acompanhar a mercadoria que é enviada para o cliente final e é emitido em uma única via comum.

Como a sua empresa provavelmente já possua impressora com jato de tinta ou a laser, será possível utilizá-la para a impressão de seus DANFEs, uma vez que eles podem ser impressoras na maioria dos modelos disponíveis no mercado.

Haverá, neste cálculo, apenaso custo do NotaNet, que cobra uma taxa mensal específica para um determinado número de documentos fiscais emitidos. Neste caso, ficaria:

- Plano 150 (para emissão e recebimento de até 150 NF-es por mês): R$ 165,00

- Emissão de 50 NF-e adicionais ao plano: R$ 0,69 por NF-e = R$ 34,50

Valor total por NF-e: R$ 0,99 por nota fiscal = R$ 199,50 mensais.

Conclusão

É possível observar que, com a utilização da Nota Fiscal Eletrônica, além de um avanço significativo no conceito tecnológico da sua empresa, é possível também ter uma economia superior a 50% por nota fiscal emitida (quando levamos em considerações os custos trabalhistas de se manter funcionários para estas atividades), além de possibilitar um melhor controle fiscal de sua empresa.

Com o NotaNet você terá a disposição da sua empresa um painel de controle online, onde com total autonomia será possível efetuar a emissão, controle e recebimento de suas notas fiscais, de forma unificada, em um único local. Lembramos que é necessário manter uma cópia de sua NF-e por 5 (cinco) anos, mas não se preocupe, o NotaNet armazenará as suas notas fiscais em nosso DataCenter, com uma completa infraestrutura tecnológica e totalmente disponível para os seus negócios.

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O ano de 2010 foi um marco para a arrecadação de impostos no Brasil: R$ 1,27 trilhão. O valor representa um crescimento de 15,9% em relação ao ano de 2009 segundo IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário).

De acordo com o presidente do IBPT a carga tributária teve o acréscimo considerável graças a Nota Fiscal Eletrônica, que evitou várias fraudes e sonegações fiscais.

Para quem não conhece a metodologia da NF-e ela funciona da seguinte forma: O empresário emite o DANFE ao destinatário, que constará a chave de registro com o qual poderá adquirir a Nota Fiscal final. Nesse período, o empresário deverá enviar a nota assinada virtualmente com seu devido Certificado Digital, obedecendo às normas do Manual do Contribuinte da SEFAZ em sua versão mais recente. Logo, a SEFAZ validará a nota e a enviará de volta ao comerciante que por fim poderá disponibilizá-la virtualmente ao seu destinatário.

Todo esse processo evita fraudes, uma vez que, todos os empresários obrigados a emitir a NF-e deverão prestar contas de todas as notas emitidas, e caso não emita, preencha incorretamente ou omita as notas fiscais, isso acarretará em pesadas multas para o contribuinte que podem chegar a 100% do valor negociado.

Lembrando que, neste ano de 2011, o novo modelo 2.0 (que conta com várias correções, as quais aumentam a segurança das transações realizadas) será exigido completamente pela SEFAZ.

Como o NotaNet pode me ajudar?

O NotaNet conta com o completo armazenamento de suas notas emitidas e recebidas, backup, gerenciamento, monitoramento e suporte técnico especializado. Acesse e conheça o ambiente do NotaNet por meio de nosso simulador totalmente gratuito.

São muitas as dúvidas que surgem entre os emitentes de Nota Fiscal Eletrônica quanto ao uso da carta de correção. Como este evento ainda não foi disponibilizado de forma eletrônica, há uma necessidade de soluções para resolver este problema com a situação atual, para que os estabelecimentos possam trabalhar de forma a manter a fidedignidade da informação, mesmo que emitindo eletronicamente o documento fiscal.

Como não existe ainda a disponibilidade do evento carta de correção eletrônica, a carta de correção em papel regulariza a situação para a correção do registro que tenha sido registrado com erro, desde de que seja permitido, conforme disposto no Ajuste SINIEF 01/07.

Havendo algum erro no CNPJ do estabelecimento, desde de que os demais registros do estabelecimento estejam corretos, a carta de correção poderá ser emitida para corrigir esse erro. Evidente que esta correção não estará disponível no sistema eletrônico, mas tanto o emitente quanto o destinatário deverão anexar ao DANFE a carta de correção emitida em papel para que possa comprovar que a correção do documento fiscal realizado pelo emitente foi elaborada conforme determina a legislação.

Portanto, se for feita uma análise no AJUSTE SINIEF 01/07, poderá ser observado que esse ajuste define muito bem quais são as situações em que não pode ser emitida a carta de correção. Se a situação que se pretende corrigir o erro não estiver enquadrada nas proibições do AJUSTE SINIEF 01/07, o estabelecimento poderá proceder ao uso desse recurso.

Assim que o evento carta de correção eletrônica for disponibilizado, nada mudará quanto ao seu uso, ou seja, em regra continuará sendo aplicado o mesmo modelo da legislação em vigor. A diferença consistirá apenas na disponibilidade da informação de forma eletrônica, que proporcionará maior transparência ao processo.

Atualmente muitas empresas estão sendo obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e em todo Brasil milhares de estabelecimentos estarão obrigados até o fim de 2010. Uma das dúvidas mais comuns entre esses estabelecimentos é definir qual solução será utilizada para emissão da NF-e. Existem diversas soluções disponíveis no mercado, entretanto umas distinguem-se das outras, de acordo com a proposta que se pretende adotar como forma de simplificar a emissão da NF-e.

A solução para a emissão da NF-e disponível pelo Fisco de SP tem algumas limitações, uma vez que foi desenvolvida para empresas que emitem poucas NF-e ao dia. À medida que o volume de NF-e gerados pelo aplicativo emissor de SP aumenta, provoca lentidão no processamento de emissão de novas NF-e, sendo necessário fazer backup periódico, e ter que retirar essas NF-e do sistema para que se possa trabalhar melhor, como pode ser observado, não é o ideal trabalhar dessa forma.

O sistema tem que administrar o crescimento desse volume de dados e também permitir gerenciar o backup de forma que se possa garantir ao cliente a automatização desse processo, sem que esse crescimento interfira na velocidade do processamento da transação responsável pela emissão do documento eletrônico.

Existem soluções que aproveitam o próprio sistema emissor do contribuinte, mas exigem um trabalho de parametrização, o que muitas vezes exige muito tempo até que se consiga sincronizar todos os elementos do sistema de emissão de nota em papel com o novo formato XML da NF-e. Existem outras aplicações que facilitam o processo de emissão e disponibilizam o uso da ferramenta pela Internet, permitindo ao cliente a atualização da aplicação pela internet.

As soluções tecnológicas disponíveis facilitam o processo de fornecimento de solução que pode ser acessado e instalado pela Internet, inclusive com a prestação do serviço de suporte. Nessa direção segue o NotaNet que mantém um padrão de atendimento, de forma que garanta a seus usuários a tranquilidade para cumprir todas as obrigações acessórias exigidas pelo Fisco.

O NotaNet também possui ambiente de simulação para possibilitar o usuário conhecer todos os recursos antes da contratação.

Atenção empresários brasileiros. Quem negocia mercadorias – e usa as Notas Fiscais 1 e 1A – precisa ficar atento às convocações do Governo Federal para a migração obrigatória para a Nota Fiscal Eletrônica. Convidamos o diretor de negócios de NF-e e SPED da Boldcron, Guilherme Holland para explicar um pouco o que está acontecendo.

Imagem: Paper no SXC

A implantação da Nota Fiscal Eletrônica – tanto de produtos quanto de serviços – agiliza e facilita a vida dos empresários, mas requer conhecimentos e gerenciamento que muitas empresas ainda não desenvolveram. Esta novidade diminui custos gráficos, operacionais, logísticos e garante transparência entre as empresas e o fisco.

O Governo tem efetuado as convocações dos setores da economia gradativamente, em média com nove meses de antecedência da data marcada para início da emissão obrigatória de NF-e’s. Em 2008 foram convocadas dez segmentos produtivos: cigarros, combustíveis líquidos, montadoras, cimento, medicamentos alopáticos, frigoríficos, fabricantes de bebidas alcoólicas e refrigerantes, aço, ferro gusa, agentes de comercialização de energia elétrica.

Na próxima convocação, em Abril, serão incluídos no sistema mais 25 segmentos produtivos. E para setembro já está programada a convocação de 54 novos segmentos produtivos. “Isso indica uma aceleração do processo dentro do Governo”, explica Guilherme. E quando o segmento é convocado, todas as empresas legalmente ativas (com CNPJ) no setor devem adequar-se, preparando-se para substituir 100% das notas em fiscais em papel (modelo 1 e 1A) pelo modelo eletrônico (modelo 55). Um projeto de implantação da NF-e pode levar de 1 a 6 meses, dependendo do porte da empresa e complexidade de seus processos e sistemas.

Para se ter uma idéia do impacto, em setembro, todos os fabricantes e importadores de equipamentos de informática e periféricos estão convocados. Guilherme explicou que o sistema da Boldcron, o NotaNet é ofertado por meio de dois modelos distintos de contrato: aquisição de licença ou modalidade de serviços. Nesta segunda opção o cliente opera integralmente pela internet, pagando mensalmente pelo volume total de NF-e’s emitidas no período, podendo optar também pelo armazenamento seguro dos XML’s das notas, já que a guarda do arquivo eletrônico é obrigatória pelo mesmo prazo decadencial da nota em papel. Este modelo é ideal para empresas que emitem até 2.000 NF’s/mês.

Mesmo assim, a novidade dá um trabalho extra. É preciso ter certificação digital (que garante a origem e integridade do documento), fornecido por empresas como a Certisign ou Serasa. A certificação digital tem que ser renovada de tempos em tempos e há que se adquirir o hábito de fazer backup das notas para o caso de fiscalização.

Dúvidas? Estamos aqui para ajudar.

Imagem: Paper no SXC